Logo-grupo-cimm

De um chapéu no “Murphi”!

Business EventsAlgumas recomendações para que teu evento seja um sucesso:

a) Monte uma equipe de marketing motivada, competente, simpática que goste do agito, do contato com clientes, de recepcionar pessoas, que mantenha o entusiasmo até o último cliente decidir ir embora, que sorria com espontaneidade, que goste de conversar, que sinta prazer em estar rodeado de gente, que seja atenciosa com todos, independentemente, da simpatia, do grau hierarquico, da cultura ou conhecimento de cada pessoa que estiver ao redor,

b) Planeje com antecedência: Tema, assuntos, estratégias de apresentação, tempo de duração (evite apresentações curtas ou longas de mais),  recursos audiovisuiais, sala, ambiente, conforto, banheiros, coffee break, buffet, projeção, visibilidade,  local, acesso, estacionamento, empresas a convidar, seleção de convidados, número de participantes, recepcionistas, equipamento necessário ( radio comunicadores, flipcharts,  mensagem, brindes, fotografia, pastas, canetas, mestre de cerimônia, etc. etc.), equipamento de reserva para entrada imediata em ação, caso “Murphi” decida dar uns pulinhos e provocar alguma falha em algum equipamento instalado. Teste tudo e quando tudo estiver testado e aprovado, teste mais uma vez, só para ter certeza que tudo dará certo.

c) Prepare todas as pessoas que tomarão parte no evento. Faça um resumo de tudo o que ocorrerá. Quais são os objetivos do evento, quais são as pessoas chave, interna e externamente? Como a equipe será identificada ( pesssoal da região sul de camiseta azul, do sudeste de camiseta vermelha, etc)? Como localizar as pessoas chave, horários, programas, atrações, surpresas e demais detalhes? Repasse o institucional da empresa, mostre como cada um deverá se comportar. Deixe claro o que se espera de cada um. Esclareça todas as dúvidas.

d) Convide os clientes com a devida antecedência. Contatos de interesse e importantes costumam ter uma agenda lotada. Convidar em cima da hora é muito arriscado, além disso, passa uma ideia de desorganização ou que é um daqueles convites “tapa buraco”, ou seja, só está convidando porque alguém mais importante declinou do convite original. Às vezes é melhor ter uma cadeira vazia do que passar a impressão de que alguém só foi convidado porque alguém mais importante declinou. Todo convidado é importante em um evento, se não for, não  convide! Para o pessoal selecionado, não faça o convite muito antes, pois pode cair no esquecimento (20 dias antes costuma ser um bom prazo).

e) Não pense só nas empresas. Convide a imprensa. Professores de escolas técnicas e também de universidades de renome, podem se tornar ótimos multiplicadores das novidades tecnológicas que você estiver colocando no mercado. Peça confirmação da aceitação do convite. Faça convites intrasferíveis, para não correr o risco de convidar o senhor “Importante” e receber o senhor “Zé Ruéla”. Quando o evento estiver próximo, ligue confirmando. Peça ajuda à força de vendas para arregimentar os convidados, explicar o acesso, o mapa, oferecer carona, ou qualquer ajuda. Em média, 20% dos convidados que confirmam, não comparecem. É melhor convidar mais pessoas do que cabe na sala e escrever no convite, algo do tipo:  “Vagas Limitadas” ” Confirmações até o dia tal”. É melhor ter de improvisar um assento para um convidado que chegar atrasado a uma sala lotada, do que ter uma sala grande cheia de cadeiras vazias. Muito assento sobrando caracteriza falta de prestígio.

f) Trabalhe sempre com duas agendas. A que será distribuída para toda a equipe de vendas e para os clientes e a real, aquela que vai valer mesmo. Se qualquer pessoa, além daquelas de confiança da tua equipe, peguntar se a genda que receberam é a oficial, jure de “pés juntos” que sim. Faz parte da cultura brasileira que todo evento atrasa e as pessoas não seguem o que está programado e você como organizador “pira”! Distribua uma agenda oficial dizendo que o evento começará, por exemplo, às 8h00 e conte com ele começando às 8h40. Se milagrosamente, tudo der certo nesse dia, “Murphi” dormiu até mais tarde, o trânsito, o palestrante convidado, os aeroportos, tudo funcionar a contento e o evento terminar antes: Ótimo!!! Quando você acredita que vai poder contar com a colaboração dos 250 participantes e que eles cumprirão os horários rigorosamente, você pode mandar servir o coffee break às 10hs e o pessoal sai da sala efetivamente às 10h30, daí o café já esfriou, o suco já esquentou e o buffet se desarranjou com o vento, etc. É óbvio que o ideal é fazer com que o programa distribuido funcione, de todo modo, ter uma agenda preventiva, contando com a tradição do atraso, mantém a equipe serena e preparada para “dar um chapéu no Murphi”, driblando tudo o que é imprevisto. Obs 1: Se alguém de vocês algum dia disser que eu já trabalhei com duas agendas, eu nego! Obs 2: Se o evento for para 10 ou 20 pessoas o trabalho é bem menor, porém, muito do que foi dito acima ainda vale.

Escrevi demais. O assunto é muito rico!

Marcondes   20 de Fevereiro de 2013         01:16

Gostou? Então compartilhe

6 comments on “De um chapéu no “Murphi”!”

    • Francisco C Marcondes Responder

      Bom Diaaaaa Tati!
      Sabe que escrevi tudo isso ontem e fico com a impressão de estar me esquecendo de algo.
      De qualquer modo ainda tenho mais alguns posts para publicar sobre esse tema. Na verdade, da para escrever um livro só sobre isso.
      Beijãão!
      Marcondes.

  1. Aldeci Responder

    Realmente Marcondes sempre dá a impressão que estamos esquecendo algo. O detalhe faz o sucesso ou a falta dele o insucesso do evento. No mais, dá um P… trabalho e no final é muito gratificante.
    Abraço

    • marcondes Responder

      Olá Aladeci!
      Eu comecei pela montagem de uma equipe porque, mesmo que se cuide de todos os detalhes, se não houver um grupo unido e entusiasmado o evento não terá o mesmo brilho.
      O entusiasmo das pessoas conta muito.
      Grande abraço,
      Marcondes.

  2. Adalberto Responder

    Isto vale para as Feiras também!!! Muitas vezes deixamos de organizar um evento como se precisa e acabamos no improviso e com a sensação de que perdemos oportunidade. Valeu!!!! – Abraço

    • Francisco C Marcondes Responder

      Olá Adalberto!
      Obrigado pelo comentário e pela visita ao blog!
      Você tem razão.
      Eu comentava com minha equipe nos tempos da Sandvik que a FEIMAFE, por exemplo, dava quase tanto trabalho como organizar uma escola de samba para o carnaval, começavamos a planejar as ideias quase um ano antes.
      Mais uma vez obrigado pelo comentário!!
      Marcondes.

Deixe uma resposta